7 exemples d’automatisation de flux de travail : quoi automatiser et comment mettre en œuvre

Pour tirer le meilleur parti de votre journée de travail, nous vous recommandons d’automatiser autant de tâches de rotation que possible. Nous vous aiderons à démarrer avec quelques exemples d’automatisation de flux de travail.

Malgré la technologie moderne, une grande partie de notre journée de travail est encore composée de tâches monotones et répétitives qui consomment du temps et, plus important encore, de notre énergie. Dans de nombreux cas, la technologie d’automatisation offre un moyen d’accélérer, voire d’éliminer, les aspects les plus monotones et ennuyeux de ces tâches. Dans cet article, nous vous proposons quelques exemples d’automatisation de flux de travail pour vous aider à démarrer.

Points clés à retenir:

  • La configuration d’automatisations simples ne nécessite presque aucune compétence et vous pouvez apprendre à le faire en quelques minutes.
  • Peu importe si vous essayez d’accélérer les processus comptables traditionnels ou simplement de supprimer le besoin d’un travail manuel ennuyeux, il existe une automatisation prédéfinie.
  • Des automatisations plus complexes peuvent nécessiter une certaine connaissance du fonctionnement des ordinateurs, mais cela reste à la portée des moins avertis.

Notre objectif n’est pas tant de vous donner des solutions toutes faites pour tous vos problèmes de travail que de vous inspirer à penser différemment sur la façon de gérer les choses ennuyeuses. Le résultat sera, espérons-le, que vous aurez plus de temps pour les choses qui sont réellement intéressantes dans votre travail au lieu d’être de plus en plus frustré par des tâches administratives mineures.

Après tout, être enthousiasmé par ce que vous faites vous tiendra bien mieux éveillé que le café, et l’utilisation intelligente des outils d’automatisation du flux de travail peut vous faire gagner des heures de votre journée. Avec un peu de bon sens, vous vous retrouverez avec plus de temps pour faire des choses intéressantes ainsi que l’énergie pour y travailler. C’est une victoire, peu importe comment vous le coupez.

  • 14/04/2024

    Mise à jour de la sélection avec des outils plus récents.

  • L’automatisation du flux de travail consiste à prendre un processus et à l’automatiser. Un bon exemple est d’obtenir des données brutes à partir d’un questionnaire et d’avoir un script pour les compiler dans une feuille de calcul. Tout ce processus serait un flux de travail.

  • Pour créer un flux de travail automatisé, vous devez soit savoir comment créer vos propres scripts à l’aide d’un langage de programmation comme Python, soit utiliser des outils sans code comme Zapier ou IFTTT ; la barrière à l’entrée sur cette dernière option est beaucoup plus faible.

7 exemples d’automatisation de flux de travail

Avant de passer à nos exemples, nous aimerions souligner que la configuration de l’un d’entre eux est assez facile. Pour le rendre plus digeste, nous commencerons par quelques regarde et les plus faciles et augmentez progressivement la complexité. Au pire, vous devrez déterminer certains emplacements réseau, mais le gros du travail sera entièrement effectué par un logiciel spécialisé d’automatisation des flux de travail.

Zapier et IFTTT sont les exemples les plus connus de ce logiciel, qui s’appuie généralement sur des interfaces utilisateur graphiques plutôt que sur du code, vous n’aurez donc pas besoin d’être un expert en technologie pour le comprendre. Dans chaque cas, nous indiquerons également s’il existe des modèles prédéfinis pour l’automatisation en question afin de réduire davantage la barrière à l’entrée.

Cependant, si vous êtes du genre à aimer vous mettre sous le capot et vous salir les mains, nous vous recommandons de consulter Automatisez les trucs ennuyeux avec Python par Al Sweigart. C’est vraiment un excellent livre qui vous aidera non seulement à automatiser les choses ennuyeuses, mais aussi à commencer à coder avec le langage Python.

1. Intégrez les questionnaires aux feuilles de calcul

Nous allons commencer notre liste avec probablement l’intégration la plus simple mais la plus utile que nous connaissions, à savoir que toutes les informations saisies dans un formulaire apparaissent dans une feuille de calcul. Google le fait déjà automatiquement – lorsque vous créez un formulaire Google, vous devez lier une feuille Google au formulaire.

exemple de workflow formulaire google
C’est un excellent moyen d’automatiser toutes sortes de processus, du processus d’intégration des employés à la création d’une liste de diffusion.

Si vous n’êtes pas financé par Google, de nombreuses autres options sont disponibles. La plupart des logiciels de formulaire auront des options disponibles pour exporter les informations saisies vers une feuille, et même si ce n’est pas le cas, vous pouvez en configurer une. Par exemple, Zapier vous permet de configurer une intégration qui remplit une feuille Excel avec toutes les informations saisies dans Zoho Forms, et des options similaires existent pour WPForms et Microsoft Forms.

En plus de cela, nous vous encourageons également à penser au-delà des façons typiques d’utiliser un logiciel de formulaire. Leur utilisation la plus reconnue est celle des tiers – comme les formulaires de candidature ou les questionnaires marketing – mais il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas utiliser les formulaires pour votre propre saisie de données. Vous pouvez les utiliser pour créer une note de frais simple lors de vos déplacements ou pour saisir des idées pour de nouveaux projets.

2. Intégrez Slack à d’autres logiciels

Un autre exemple très basique d’automatisation facile à mettre en place mais qui vous fera gagner beaucoup de temps consiste à intégrer votre logiciel de gestion de projet à Slack — ou à tout autre système de messagerie ; nous aimons vraiment Slack. Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail pour envoyer un message chaque fois qu’une tâche est déplacée dans un tableau Kanban ou lorsqu’une tâche est affectée.

Slack créer une tâche asana
Vous pouvez même créer entièrement une tâche Asana dans un autre programme.

Nous avons des guides détaillés sur la façon de configurer ces automatisations, comme une intégration Slack-Asana ou une entre Slack et Trello. Dans chaque cas, l’intégration peut être configurée directement à partir de l’outil de gestion de projet en question et vous obtiendrez une foule de suggestions lorsque le flux de travail peut se déclencher.

Si vous souhaitez automatiser davantage la messagerie, Zapier propose des options intéressantes. Par exemple, vous pouvez envoyer un message Slack lorsque vous créez un nouveau document dans Google Docs ou configurer une notification au service financier lorsqu’une facture automatique est envoyée. Ces deux exemples ne font qu’effleurer la surface.

 

3. Automatisez la gestion et la sauvegarde des fichiers

En plus de combler les lacunes de communication, vous pouvez utiliser des processus automatisés pour empêcher tout fichier de passer entre les mailles du filet. Pour une sauvegarde complète du système, nous vous recommandons d’utiliser l’un de nos meilleurs choix de sauvegarde en ligne, mais si vous avez juste besoin de vous assurer que des fichiers spécifiques sont copiés ou clonés, le logiciel d’automatisation est un excellent choix.

Tout ce dont vous avez vraiment besoin pour configurer un flux de travail comme celui-ci est un espace de stockage en ligne gratuit et un compte avec un outil d’automatisation. IFTTT propose d’excellents modèles qui vous permettront de déplacer des fichiers de votre disque dur vers Dropbox ou Google Drive.

fournisseurs de stockage ifttt
IFTTT a des intégrations intégrées avec plusieurs grands fournisseurs de stockage en ligne.

La plupart des logiciels d’automatisation ont également la possibilité de vous permettre de déplacer des fichiers entre différents services de stockage, ce qui est parfait pour ceux qui cherchent à créer une redondance dans leur gestion de fichiers. En prime, vous pouvez également configurer les choses de manière à recevoir un message Slack lorsqu’un fichier est modifié. Quelques flux de travail simples sont tout ce qui vous sépare d’un contrôle total sur vos fichiers.

 

4. Sauvegardez automatiquement les images des médias sociaux

Dans le même ordre d’idées, vous pouvez également utiliser IFTTT pour sauvegarder automatiquement n’importe laquelle de vos images de médias sociaux – Zapier et Make ont également quelques options, mais IFTTT est un peu mieux ici. Bien qu’elle ne soit pas techniquement liée au travail, cette petite fonction de sauvegarde supplémentaire est tout simplement trop utile pour ne pas être mentionnée.

ifttt sauvegarde facebook
IFTTT sauve la journée ici avec tout un tas d’options astucieuses.

Nous avons un guide complet sur la façon d’automatiser les images avec IFTTT, mais en bref, vous disposez de nombreuses options pour modifier vos sauvegardes. Vous pouvez simplement déplacer les images que vous téléchargez vous-même vers le stockage en nuage, ou également inclure toutes les photos dans lesquelles vous avez été tagué. C’est un très bon moyen non seulement de gagner du temps, mais aussi de vous assurer de ne jamais manquer l’image parfaite de vous.

La plupart des modèles que nous avons trouvés se concentrent sur Facebook et Instagram, mais quelques modifications simples devraient vous permettre de sauvegarder des images et des messages de Twitter ou d’autres réseaux sociaux. Si vous aimez savoir que vos images sont en sécurité, consultez ces automatisations.